Problem updating checklists on Trello with Make - skips existence checks

How To
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:us: Hello everyone!!! :waving_hand:

I’m working on an automation with Make that takes a PDF order, extracts the data from it, and uses it to create or update a detailed card on Trello.

The automation checks if the order already exists (based on an identifier) and:

  • if it exists, updates name, description, and attachment.

  • if it does not exist, creates a new tab

So far so good.

The problem comes with the checklists: I would like the automation to update the existing checklist, editing individual items only if they have changed or adding missing ones.

Instead, what happens is that Make directly creates a new checklist, without checking whether:

  • the checklist already exists

  • the items are already present

  • there are changes to be made

In practice it completely overrides the checks, leading to duplicate or overlapping lists.

Questions:

  • Is there an effective way to compare and update only changed items?

  • Does anyone have any logic or structure to recommend for handling these controls?

  • Is it better to delete and recreate the whole checklist each time, or is there a more elegant way?

Any advice, examples or working form would be super helpful :folded_hands:

Thanks in advance!

From order to Trello Board (copy).blueprint.json (146.7 KB)

Ciao a tutti! :waving_hand:
Sto lavorando a un’automazione con Make che prende un ordine in PDF, ne estrae i dati e li usa per creare o aggiornare una scheda dettagliata su Trello.

L’automazione controlla se l’ordine esiste già (in base a un identificatore) e:

  • se esiste, aggiorna nome, descrizione e allegato
  • se non esiste, crea una nuova scheda

Fin qui tutto ok.
Il problema arriva con le checklist: vorrei che l’automazione aggiornasse la checklist esistente, modificando i singoli item solo se sono cambiati oppure aggiungendo quelli mancanti.

Invece, quello che succede è che Make crea direttamente una nuova checklist, senza verificare se:

  • la checklist esiste già
  • gli item sono già presenti
  • ci sono modifiche da fare

In pratica salta completamente i controlli, portando a duplicazioni o liste sovrapposte.

Domande:

  • C’è un modo efficace per confrontare e aggiornare solo gli item modificati?
  • Qualcuno ha una logica o struttura da consigliare per gestire questi controlli?
  • È meglio cancellare e ricreare tutta la checklist ogni volta, o esiste un modo più elegante?

Ogni consiglio, esempio o modulo funzionante sarebbe super utile :folded_hands:
Grazie in anticipo!
Da ordine a Scheda di Trello (copy).blueprint.json (146.7 KB)

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I’ve run into this with Make and Trello too—when updating checklist items, it sometimes skips existing ones instead of checking properly. What worked for me was adding a “Get a Card” step first to fetch all existing checklist items, then using a filter to match by name before creating or updating. It’s a bit more complex, but avoids duplication.